Piano di Welfare Aziendale: cosa bisogna sapere

Creare un piano di welfare aziendale efficiente richiede un’attenta pianificazione e l’elaborazione di una strategia dettagliata.

Scopriamo insieme tutti i passaggi fondamentali per realizzare un programma di welfare che soddisfi le esigenze dei dipendenti e promuova il benessere all’interno dell’azienda.

Negli ultimi anni, complice la crisi delle finanze pubbliche e l’aumento delle esigenze dei cittadini, è diventato evidente che lo Stato non può più soddisfare da solo la domanda di servizi e prestazioni. Di conseguenza, è emerso il concetto di “secondo welfare” o welfare aziendale, dove datori di lavoro, aziende, enti no profit e associazioni si impegnano a fornire assistenza ai cittadini e ai lavoratori.

Questa forma di welfare aziendale è particolarmente diffusa nelle aziende che, grazie anche a una normativa fiscale favorevole, riconoscono l’importanza di offrire beni e servizi ai propri dipendenti. L’obiettivo è migliorare il benessere dei lavoratori, facilitare la conciliazione tra vita privata e lavoro, aumentare la produttività e migliorare l’immagine aziendale.

Ogni iniziativa di welfare aziendale, sia che venga introdotta volontariamente dal datore di lavoro o imposta da un accordo collettivo, aziendale o territoriale, necessita di un piano operativo ben definito.

Cos’è un Piano di Welfare Aziendale?

Un piano di welfare aziendale è un insieme di iniziative messe in atto dal datore di lavoro per fornire beni e servizi ai propri dipendenti. Queste azioni hanno un duplice obiettivo: migliorare il benessere economico e sociale dei lavoratori e delle loro famiglie, e offrire vantaggi fiscali all’azienda.

Un piano di welfare aziendale consente di:

• Incrementare la produttività aziendale.
• Ridurre il malcontento tra i lavoratori e diminuire il tasso di turnover.
• Attirare nuovi talenti
• Rafforzare il senso di appartenenza al brand
• Migliorare la reputazione dell’azienda.
• Diminuire i tassi di assenteismo.
• Ridurre i costi del lavoro.
  
  

In aggiunta, questi piani accrescono il potere d’acquisto dei lavoratori, un aspetto particolarmente rilevante in periodi di alta inflazione e di aumento dei costi dei beni di consumo, delle utenze e del carburante.

Piano di welfare: come creare un servizio efficace?

Primo Step: Incontro con il Project Manager di riferimento

Il primo passo consiste in un incontro con il Project Manager di riferimento e l’azienda. Durante questa fase, si svolgeranno le seguenti attività:

• Analisi delle Dinamiche Aziendali: Una valutazione approfondita delle dinamiche interne dell’azienda per comprendere meglio l’ambiente di lavoro, la cultura aziendale e le esigenze specifiche dei dipendenti.

• Gestione delle Informazioni del Contratto Collettivo: Esame dettagliato e gestione delle informazioni contenute nel contratto collettivo per garantire che tutte le iniziative di welfare siano conformi alle normative vigenti.

• Budget: Il budget deve essere definito tenendo conto delle esigenze emerse durante l’analisi, assicurando che le risorse siano allocate in modo efficace per soddisfare i bisogni sia dei dipendenti che dell’azienda.
  
  
  

Secondo step: Identificazione dei Bisogni

Il primo passo nella creazione di un piano di welfare aziendale è identificare le esigenze dei lavoratori. Un metodo efficace per raccogliere queste informazioni è l’utilizzo di un questionario, che può essere distribuito in forma cartacea o reso disponibile sul portale online dell’azienda.

Parallelamente, il datore di lavoro deve valutare le proprie necessità e priorità aziendali. Questo include obiettivi come migliorare la produttività, aumentare l’efficienza operativa, elevare la qualità dei prodotti o servizi e ridurre l’assenteismo tra i collaboratori.

Un elemento fondamentale per questo processo è l’analisi della popolazione aziendale attraverso la somministrazione di questionari individuali.

Questo permette di visualizzare i singoli casi e di:

• Definire la spendibilità del portale, studiando le caratteristiche anagrafiche e i possibili interessi dei lavoratori.
• Evidenziare i dipendenti con bassa spendibilità.
• Fornire un report generale all’azienda.
• Effettuare un’analisi del clima organizzativo.
  
  

Questa analisi del clima organizzativo è cruciale per comprendere l’atmosfera all’interno dell’azienda e identificare aree di miglioramento, al fine di sviluppare un piano di welfare che sia realmente efficace e allineato con le esigenze di tutti.

Terzo Step: Formazione dipendenti e portale

La consulenza e il training per il datore di lavoro e per i collaboratori sono fondamentali per formare il team su cosa sia il Welfare Aziendale e su come funzioni sia il portale che il Piano di Welfare.

Questa formazione deve essere strutturata in modo dettagliato e comprensivo, includendo sessioni informative e pratiche che spiegano i principi e i benefici del welfare aziendale.
È essenziale che tutti i membri del team, dai dirigenti ai collaboratori, comprendano appieno come utilizzare il portale dedicato e quali opportunità offre il loro piano di Welfare.

In parallelo, è utile somministrare un ulteriore questionario per raccogliere domande frequenti (FAQ) e identificare i punti di minore comprensione. Questo permette di focalizzarsi sulle aree che richiedono chiarimenti aggiuntivi, assicurando che tutti i collaboratori siano ben informati sui vantaggi e sulle funzionalità del progetto Welfare.

L’obiettivo finale è garantire che ogni membro dell’organizzazione possa sfruttare appieno le opportunità offerte dal welfare aziendale, migliorando così il benessere personale e, di conseguenza, la produttività complessiva dell’azienda. Una comunicazione chiara e un supporto continuo sono essenziali per il successo aziendale, promuovendo un ambiente di lavoro positivo e motivante.

Quarto step: Attivazione della Piattaforma Welfare

Successivamente, si procede con l’attivazione della piattaforma welfare, configurata in base alle esigenze emerse durante l’analisi preliminare. Un piano a lungo termine offre un impatto significativo sul benessere dei dipendenti, evidenziando l’impegno e l’attenzione dell’azienda nei loro confronti.

Questo tipo di approccio non solo migliora la soddisfazione e la fidelizzazione dei lavoratori, ma rafforza anche l’immagine aziendale all’esterno. Una reputazione positiva è essenziale per attrarre giovani talenti e nuovi professionisti, soprattutto in settori dove determinate competenze sono scarse e la competizione è elevata.

Per garantire che i dipendenti possano sfruttare al massimo le opportunità offerte dalla piattaforma, è fondamentale fornire un’assistenza puntuale ed efficiente. Questo supporto dovrebbe essere disponibile tramite telefono, email e ticket, permettendo agli utenti di ricevere risposte rapide e accurate.

Sul portale, infatti, sono caricati dei crediti che i dipendenti possono utilizzare, quindi la tempestività delle risposte è cruciale per assicurare un’esperienza utente ottimale. Un servizio di assistenza efficiente contribuisce a far sì che i lavoratori possano utilizzare la piattaforma in tutte le sue potenzialità, massimizzando i benefici del Piano di Welfare.

Quinto step: Check dei residui

Un passaggio fondamentale nella gestione efficace del Piano di Welfare Aziendale è il check dei residui. Questo processo prevede una serie di azioni mirate a garantire che i servizi disponibili siano utilizzate al meglio.

Le attività principali includono:

• Analisi dei residui: il Back Office si occupa di esaminare i residui presenti all’interno del portale. Questa analisi dettagliata permette di identificare eventuali somme inutilizzate o sotto-utilizzate dai dipendenti.

• Contatto diretto con i lavoratori: viene effettuato un contatto diretto con i dipendenti per comprendere le motivazioni dietro i loro residui. Questa fase è cruciale per raccogliere feedback e capire se ci sono difficoltà nell’utilizzo della piattaforma o altre ragioni per cui i crediti non vengono spesi.

• Incentivazione e supporto: una volta individuate le cause dei residui, si lavora per incentivare i lavoratori ad utilizzare i crediti disponibili. Questo può includere campagne di comunicazione mirate, sessioni informative e promozioni interne che spiegano i benefici del welfare aziendale e le modalità di utilizzo delle risorse. Inoltre, viene offerto un supporto continuo, fornendo assistenza personalizzata in caso di necessità, per assicurarsi che ogni dipendente possa sfruttare appieno le opportunità offerte dal piano di welfare.
  
  

Sesto step: Report finale

La stesura di un report dettagliato e la conseguente analisi sono essenziali per monitorare l’efficacia del Piano Welfare e identificare le aree di miglioramento o incentivazione.

Questo processo comprende diverse fasi chiave:

• Preparazione del report: Il team dedicato prepara un report completo, che viene poi inviato all’azienda. Questo documento include dati e statistiche sull’utilizzo effettivo del Piano Welfare, fornendo una panoramica chiara e dettagliata delle attività svolte e delle risorse utilizzate.

• Analisi congiunta: Una volta ricevuto il report, l’azienda e il team di welfare lavorano insieme per analizzare i dati. Questo processo collaborativo consente di identificare quali aspetti del piano stanno funzionando bene e quali necessitano di miglioramenti o ulteriori incentivi.
• Definizione delle categorie di servizi maggiormente utilizzate: Viene effettuata una classificazione delle categorie di servizi più frequentemente utilizzate dagli utenti. Questa informazione è utile per capire quali benefici sono più apprezzati e dove potrebbe essere utile aumentare l’offerta o promuovere maggiormente alcuni servizi.

• Calcolo della spesa aziendale e dei dipendenti: il report include il calcolo dettagliato della spesa sostenuta dall’azienda per il Piano Welfare, nonché la spesa complessiva dei lavoratori che ne hanno usufruito. Questo permette di valutare l’investimento fatto dall’azienda in relazione al beneficio percepito dai dipendenti.

• Analisi del residuo: infine, viene analizzato il residuo presente nel portale. Questa parte del report aiuta a identificare eventuali somme non utilizzate, permettendo di prendere decisioni informate su come incentivare ulteriormente l’utilizzo delle risorse disponibili.
  
  

Come informare al meglio i lavoratori sul progetto welfare?

Il datore di lavoro deve scegliere il metodo più efficace per comunicare ai lavoratori l’adozione del piano di welfare, poiché il successo e i benefici dell’implementazione di beni e servizi dipendono in gran parte dall’ampia partecipazione dei lavoratori.

Un passo fondamentale è la creazione di percorsi formativi o video tutorial che spiegano come utilizzare e beneficiare dei servizi di welfare offerti.

Happily si impegna a fornire un supporto completo in ogni fase dell’adesione al piano di welfare aziendale, affiancando le aziende lungo tutto il percorso per garantire benefici tangibili alle loro persone sul luogo di lavoro. Organizzare una giornata con il cliente direttamente all’interno della sua azienda può essere una strategia efficace per:

• Visionare da vicino e toccare con mano l’andamento dell’utilizzo di un Piano di Welfare.
  

   

• Offrire ulteriore supporto personalizzato.
• Creare occasioni e situazioni di scambio e confronto tra i lavoratori e i responsabili del piano.
  
  

   

Questa interazione diretta aiuta a consolidare la comprensione e l’utilizzo del piano di welfare, rendendo più facile per i dipendenti sfruttare appieno le opportunità offerte.

Richiedi una demo gratuita per scoprire come il welfare aziendale può trasformare la tua azienda e migliorare la vita lavorativa dei tuoi  lavoratori! 

Inizia a pensare a un futuro lavorativo con il welfare aziendale e a una cultura aziendale che valorizzi il benessere e il coinvolgimento dei collaboratori e contattaci per iniziare questo viaggio insieme!