Contabilizzazione dei costi del
Welfare aziendale!
Quando un’azienda decide di attivare un piano di welfare aziendale, è importante capire in quale esercizio contabile devono essere imputati i relativi costi. Questo aspetto è fondamentale per sfruttare appieno i vantaggi offerti dal Welfare!
La regola da seguire è il principio di competenza economica. Ciò significa che i costi vanno contabilizzati nell’esercizio in cui sono maturati i risultati aziendali che giustificano i benefit riconosciuti ai dipendenti, e non nel periodo in cui i lavoratori li utilizzeranno concretamente.
Ad esempio, se un’azienda attiva un piano welfare a gennaio 2025 per premiare i risultati del 2024, i costi andranno imputati al bilancio 2024. Se invece il piano è attivato a gennaio 2025 per migliorare il clima aziendale nel 2025, i costi saranno contabilizzati nel 2025. Ovviamente, nel momento in cui l’azienda decide di rendere disponibili gli importi maturati nell’anno precedente nell’anno successivo, dovrà mettere a budget la somma massima spendibile in Welfare creando un accantonamento fiscale relative a questa voce di spesa, la cosiddetta modalità “a competenza”.
Normalmente, le aziende preferiscono dare spendibilità esclusivamente nell’anno di erogazione in modo che tutte le fatture/transazioni ricadano nello stesso anno, preferendo quindi la cosiddetta modalità “a cassa”. Alcune volte, però, questo non è possibile; ad esempio quando l’erogazione avviene nella seconda parte dell’anno o quando si fanno caricamenti mensili/trimestrali. In questo caso infatti, per dare almeno un anno di spendibilità, bisogna riportare i residui all’anno successivo e gestire il piano welfare con la sopra indicata modalità “a competenza”.
La chiave è che il regolamento del piano Welfare deve chiarire bene le motivazioni alla base delle premialità riconosciute. Molte aziende preferiscono gestire il piano Welfare nello stesso periodo di competenza delle premialità, in modo da mantenere una gestione più lineare del progetto.
Finestra temporale per attivare il Welfare
Un altro aspetto importante è il termine ultimo entro cui l’azienda può attivare un piano Welfare imputandone i costi all’esercizio precedente. Questo dipende dalla data di approvazione del bilancio.
Ad esempio, un’azienda che approva il bilancio il 23 marzo 2024 potrebbe ancora attivare un piano welfare entro il 22 marzo 2024 e contabilizzarne i costi nel 2023, purché i premi siano legati ai risultati del 2023. Dopo l’approvazione del bilancio, invece, i costi andranno imputati all’esercizio 2024 o successivi.
Gestire gli aspetti operativi
Attivare un piano Welfare a fine anno presenta anche alcuni aspetti pratici da tenere in considerazione:
Innanzitutto, le tempistiche: grazie a piattaforme flessibili come la nostra, è possibile attivare un piano in pochi giorni, anche negli ultimi mesi dell’anno, ma è importante che l’azienda (eventualmente con l’aiuto di un consulente) abbia già definito i parametri chiave, come:
- le categorie di lavoratori beneficiari
- benefit da erogare.
Inoltre, comunicare correttamente il piano ai dipendenti è fondamentale per garantirne il pieno utilizzo e la soddisfazione dei lavoratori!
Opportunità del Welfare a fine anno
Attivare un piano welfare a fine anno può dunque rappresentare un’interessante opportunità per le aziende. Oltre alla corretta contabilizzazione dei costi e alla possibilità di sfruttare la “finestra temporale” per l’approvazione del bilancio, questo periodo può essere strategico anche per ottimizzare l’utilizzo dei fringe benefit da parte dei dipendenti.
Infatti, rendicontando i fringe entro il 31 dicembre, i lavoratori possono utilizzare la piena capienza prevista per l’anno successivo, anziché essere limitati dalla quota già utilizzata nel corso dell’anno in attesa dell’erogazione di nuove tranche di credito welfare per l’anno successivo.
Ovviamente, per poter gestire al meglio il credito Welfare, soprattutto avvicinandosi alla fine dell’anno, è consigliabile farsi affiancare da persone esperte che possano fornire il migliore supporto nella gestione degli aspetti normativi e fiscali al fine di ottimizzare i benefici che ne derivano.
Il welfare aziendale non è solo un vantaggio fiscale, ma anche uno strumento per migliorare il clima di lavoro e i rapporti tra azienda e lavoratori. E se tutto questo avviene a fine anno, assume un valore ancora più significativo!
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